POLECENIE SŁUŻBOWE   Nr  14/2017

Dyrektora jednostki budżetowej m. st. Warszawy pn.  „Lasy Miejskie – Warszawa” z dnia   11 września 2017 r.

w sprawie wprowadzenia zmian do Regulaminu Organizacyjnego jednostki budżetowej m. st. Warszawy pn. „Lasy Miejskie-Warszawa” stanowiącego załącznik nr 1  do polecenia służbowego nr 09/2016 Dyrektora Lasów Miejskich Warszawa  z dnia 01 kwietnia 2016 r. zmienionego poleceniami służbowymi Nr 14/2016 z dnia 06 lipca 2016 r., Nr 18/2016 z dnia 23 września 2016 r. oraz Nr 03/2017 r. z dnia 17 stycznia 2017 r.

 Na podstawie  § 4 pkt 1 i § 5 pkt 1 Statutu Lasów Miejskich-Warszawa, stanowiącego załącznik nr 1 do Uchwały nr VI/94/2007 Rady miasta stołecznego Warszawy z dnia 2 marca 2007 (z póź. zm.) roku sprawie utworzenia jednostki budżetowej m.st. Warszawy pod nazwą „Lasy Miejskie-Warszawa”, zarządzam, co następuje:

§ 1

Wprowadzam zmiany do Regulaminu Organizacyjnego jednostki budżetowej m. st. Warszawy pn. „Lasy Miejskie – Warszawa” stanowiącego załącznik nr 1 do polecenia służbowego
nr 09/2016 Dyrektora Lasów Miejskich - Warszawa z dnia 01 kwietnia 2016 r.:

1.      w § 4 pkt 22 otrzymuje brzmienie:

„sprawuje bezpośredni nadzór nad:

a)      Zastępcą Dyrektora,

b)      Głównym księgowym,

c)      Działem ds. Lasów Nadzorowanych i Stanu Posiadania,

d)     Działem ds. Promocji i Dydaktyki,

e)      Działem ds. Inwestycji i Remontów,

f)       Samodzielnym Stanowiskiem ds. Kadr i Płac,

g)      Samodzielnym Stanowiskiem ds. Zamówień Publicznych,

h)      Samodzielnym Stanowiskiem ds. Informatyki,

i)        Samodzielnym Stanowiskiem ds. Kancelaryjno – Biurowych.”

2.      w § 5 pkt 3  dodaje się literę „c” w brzmieniu:

„c) Samodzielnym Stanowiskiem ds. Obsługi Administracyjno –Gospodarczej.”

3.      w § 9 ust. 1 pkt 1 otrzymuje brzmienie:

„a)  Dział ds. Lasów Nadzorowanych i Stanu Posiadania - NL,

b)    Dział ds. Promocji i Dydaktyki - NE,

c)    Dział ds. Inwestycji i Remontów - NIR,

d)    Samodzielne Stanowisko ds. Kadr i Płac - NK,

e)    Samodzielne Stanowisko ds. Zamówień Publicznych - ZP,

f)     Samodzielne Stanowisko ds. Informatyki - NI,

g)    Samodzielne Stanowisko ds. Kancelaryjno – Biurowych – NKB.”

4. w § 9 ust. 1 pkt 2 dodaje się literę „c” w brzmieniu:

„c) Samodzielne Stanowisko ds. Obsługi Administracyjno – Gospodarczej – LAG”

5.        skreśla się:

1)        § 11 ust. 3 pkt od 15 do 18;

6.        w § 11 ust. 4 otrzymuje brzmienie:

„4. Do zadań Działu ds. Inwestycji i Remontów należy w szczególności:

1)    prowadzenie spraw związanych z planowaniem i realizacją inwestycji:

a)    analiza możliwości i potrzeb realizacji inwestycji,

b)    koordynowanie, opracowywanie, wdrażanie i monitorowanie koncepcji, programu funkcjonalnego, dokumentacji projektowej oraz źródeł finansowania,

c)    analiza i monitorowanie prawidłowości realizacji inwestycji,

d)    współpraca z różnymi podmiotami w zakresie pozyskiwania pozabudżetowych środków finansowych na realizacje inwestycji,

e)    współpraca z biurami Urzędu, urzędami dzielnic i jednostkami organizacyjnymi m. st. Warszawy w przedmiocie sprawy,

f)     przygotowywanie sprawozdań z realizacji inwestycji,

2)    prowadzenie spraw związanych z planowanymi i realizowanymi przez Jednostkę inwestycjami kubaturowymi wraz z infrastrukturą techniczną i remontami budynków pozostających w posiadaniu Jednostki,

3)    koordynowanie, opracowywanie, wdrażanie i monitorowanie projektów i programów w zakresie  polityki społecznej możliwej do realizacji w ramach działalności Lasów Miejskich-Warszawa, w tym m.in.:

a)    analiza potrzeb społecznych i możliwości ich zaspokojenia,

b)    współpraca z podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego,

c)    współpraca z organizacjami pozarządowymi,

d)    współpraca z Warszawską Radą Pożytku Publicznego, komisjami dialogu społecznego i dzielnicowymi komisjami dialogu społecznego oraz Forum Dialogu Społecznego,

e)    współpraca z biurami Urzędu, urzędami dzielnic i jednostkami organizacyjnymi m.st. Warszawy w zakresie dialogu społecznego,

4)    Zapewnianie możliwości rozwoju jednostki m.in. poprzez:

a)    współpracę przy opracowywaniu celów długookresowych i krótkookresowych, w zakresie rozwoju jednostki i realizacji zadań wraz z monitorowaniem ich realizacji,

b)    podejmowanie działań i inicjatyw w celu zwiększenia efektywności rozwoju jednostki,

c)    podejmowanie działań służących koordynacji i udoskonalaniu współpracy jednostki z interesariuszami zewnętrznymi,

d)    inicjowanie działań zmierzających do przystąpienia Lasów Miejskich-Warszawa do międzynarodowych zrzeszeń społeczności lokalnych i regionalnych,

e)    inicjowanie i koordynowanie współpracy jednostki z instytucjami unijnymi i miastami partnerskimi,

f)     utrzymywanie kontaktów z miastami Polski i Europy odnośnie współpracy i integracji europejskiej oraz pozyskiwania środków z funduszy pomocowych na projekty międzynarodowe,

g)    przygotowanie wniosków o dofinansowanie z funduszy europejskich dla projektów międzynarodowych,

h)    budowanie marki Lasów Miejskich-Warszawa,

i)     koordynacja i nadzór nad wykonywaniem przez jednostkę zadań z zakresu jej promocji w celu zapewnienia spójnej polityki promocyjnej m.st. Warszawy,

j)     organizacja i współorganizacja imprez i wydarzeń cyklicznych

i międzynarodowych o charakterze wizerunkowym,

k)    pozyskiwanie sponsorów do udziału w finansowaniu imprez o charakterze wizerunkowym,

l)     realizacja kampanii promocyjnych imprez i wydarzeń organizowanych

lub współorganizowanych przez Jednostkę,

m)   współpraca z biurami oraz jednostkami organizacyjnymi m.st. Warszawy w ramach współpracy podczas planowania i realizacji imprez i projektów miejskich,

n)    prowadzenie działań marketingowych mających na celu kreowanie pozytywnego wizerunku zarówno samej jednostki jak i m.st. Warszawy,

o)    realizacja i koordynacja działań związanych z promocją Jednostki poprzez inicjowanie, planowanie, realizację i koordynowanie kampanii informacyjnych i promocyjnych,

p)    nadzór nad spójnym wizerunkiem z m.st. Warszawa,

5)    realizacja, w ramach udzielonych pełnomocnictw przez Dyrektora Jednostki, polityki informacyjnej m.in. poprzez:

a)    utrzymywanie bieżących kontaktów z mediami,

b)    przygotowywanie materiałów informacyjnych dla dziennikarzy,

6)    przekazywanie stosownych informacji i materiałów dotyczących właściwości komórki organizacyjnej w celu aktualizacji strony internetowej i Biuletynu Informacji Publicznej Lasów Miejskich-Warszawa,

7)    udział w opracowywaniu specyfikacji/dokumentacji istotnych warunków zamówień wynikających z zakresu działania oraz udział w pracach Komisji Przetargowej, a także koordynowanie prac z zakresu przygotowywania umów z wykonawcami wyłonionymi w procedurze przetargowej w sprawach dotyczących komórki organizacyjnej,

8)    Nadzór nad realizacją inwestycji i zapewnienie rozliczenia zgodnie z obowiązującymi przepisami.

9)    przygotowywanie sprawozdań do GUS w zakresie kompetencji komórki,

10)  przygotowywanie analiz merytorycznych w zakresie prowadzonych działań,

11) prowadzenie spraw działu zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt,

12) realizacja zadań związanych z archiwizacją dokumentów w zakresie prowadzonych działań,

13)  współpraca z komórkami organizacyjnymi Jednostki, Urzędu i jednostkami organizacyjnymi m.st. Warszawy oraz podmiotami trzecimi w przedmiotowym zakresie,

14)  opracowywanie materiałów do odpowiedzi w sprawie skarg, wniosków

i interwencji dotyczących prowadzonych działań,

15)  sporządzania na zlecenie Dyrektora opinii na tematy związane z właściwością komórki organizacyjnej oraz Jednostki,

16)  wykonywanie innych pisemnych zleceń Kadry Kierowniczej LM-W. 

7.        w § 11 ust. 5 dodaje się pkt „36”  w brzmieniu:

„36) opracowywanie propozycji nowelizacji regulaminu organizacyjnego LM-W wynikających ze zmian w obowiązującym stanie prawnym lub zmiany koncepcji funkcjonowania Lasów Miejskich-Warszawa bądź jego poszczególnych komórek organizacyjnych, a także regulaminu wynagradzania pracowników Jednostki oraz regulaminu pracy,”

8.        § 11 ust. 6 otrzymuje brzmienie:

„6. Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Zamówień Publicznych należy w szczególności:

1)    koordynacja prac komisji przetargowych,

2)    opracowywanie projektu regulaminu udzielania zamówień publicznych,

3)    udział w pracach komisji przetargowej,

4)    obsługa techniczno-kancelaryjna komisji przetargowej, w tym sporządzanie stosownie do wartości zamówienia druków ZP,

5)    przygotowywanie kompletnej dokumentacji niezbędnej do prawidłowego przeprowadzenia i udzielenia zamówienia publicznego po otrzymaniu specyfikacji/dokumentacji istotnych warunków zamówienia wraz z umową

       od merytorycznie odpowiedzialnej za przedmiot zamówienia komórki organizacyjnej,

6)    przesyłanie treści stosownych ogłoszeń do Urzędu Zamówień Publicznych

       lub odpowiednio do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich oraz

       do urzędu m.st. Warszawy celem ich publikacji,

7)    przekazywanie pytań wykonawców do komórki organizacyjnej merytorycznie odpowiedzialnej za przedmiot zamówienia, a następnie na podstawie odpowiedzi udzielonej przez komórkę organizacyjną, stosowne informowanie wykonawców,

8)    przygotowanie informacji dla Głównego Księgowego o zwrocie wadiów,

9)    prowadzenie rejestru zamówień publicznych,

10)  prowadzenie Księgi Zamówień Publicznych w m.st. Warszawa,

11)  przekazywanie stosownych informacji i materiałów dotyczących właściwości komórki organizacyjnej w celu aktualizacji strony internetowej i Biuletynu Informacji Publicznej Lasów Miejskich-Warszawa,

12)  przygotowywanie sprawozdań do GUS i Urzędu Zamówień Publicznych w zakresie kompetencji komórki,

13)  przygotowywanie analiz merytorycznych w zakresie prowadzonych działań,

14)  realizowanie zadań związanych z wdrażaniem i utrzymywaniem Kontroli Zarządczej w zakresie prowadzonych działań,

15)  realizowanie zadań związanych z szacowaniem ryzyka w zakresie prowadzonych działań,

16)  prowadzenie spraw zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt,

17)  realizacja zadań związanych z archiwizacją dokumentów w zakresie prowadzonych działań,

18)  współpraca z komórkami organizacyjnymi Jednostki, Urzędu i jednostkami organizacyjnymi m.st. Warszawy oraz podmiotami trzecimi w przedmiotowym zakresie,

19)  opracowywanie materiałów do odpowiedzi w sprawie skarg, wniosków i interwencji dotyczących prowadzonych działań,

20)  sporządzania na zlecenie Dyrektora opinii na tematy związane z właściwością komórki organizacyjnej,

21)  wykonywanie innych pisemnych zleceń Kadry Kierowniczej LM-W,

a także koordynowanie prowadzonych w Jednostce postępowań o udzielenie zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych polskich równowartości kwoty 30 000,00 euro (w tym opracowywanie projektu regulaminu udzielania zamówień publicznych w przedmiotowym zakresie).

22)  prowadzenie rejestru umów realizowanych przez Jednostkę na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych,

23)  prowadzenie elektronicznego rejestru zamówień publicznych o wartości

       nie przekraczającej kwoty 30 000 euro udzielanych przez Jednostkę,

24)  prowadzenie Centralnego Rejestru Umów,

25)  koordynowanie zadań związanych z wdrażaniem i utrzymywaniem kontroli zarządczej w Jednostce, w tym realizowanie zadań związanych z wdrażaniem

       i utrzymywaniem kontroli zarządczej w zakresie prowadzonych działań,

26)  koordynowanie zadań związanych z szacowaniem ryzyka w Jednostce, w tym realizowanie zadań związanych z szacowaniem ryzyka w zakresie prowadzonych zadań.”

9.        w § 11 dodaje się ust. 7 w brzmieniu:

„7. Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Informatyki należy w szczególności:

1)    administrowanie informatyczną strukturą sieciową Jednostki,

2)    administrowanie i aktualizacja strony internetowej Jednostki,

3)    aktualizacja strony Biuletynu Informacji Publicznej Lasów Miejskich-Warszawa,

4)    zarządzanie systemem rejestracji czasu pracy i ewidencji czasu pracy,

5)    prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem w wyposażenie, sprzęt komputerowy, biurowy, teletechniczny oraz niezbędne oprogramowanie w Jednostce,

6)    obsługa  elektronicznej platformy usług administracji publicznej we współpracy

       z komórkami organizacyjnymi w zakresie prowadzonych przez nie spraw,

7)    prowadzenie spraw związanych z obsługą telefonów komórkowych i stacjonarnych.

8)    udział w opracowywaniu specyfikacji/dokumentacji istotnych warunków zamówień wynikających z zakresu działania oraz udział w pracach Komisji Przetargowej, a także koordynowanie prac z zakresu przygotowywania umów z wykonawcami wyłonionymi w procedurze przetargowej w sprawach dotyczących komórki organizacyjnej,

9)    przekazywanie stosownych informacji i materiałów dotyczących właściwości komórki organizacyjnej w celu aktualizacji Biuletynu Informacji Publicznej Lasów Miejskich-Warszawa.

10)  przygotowywanie sprawozdań do GUS w zakresie kompetencji komórki,

11)  przygotowywanie analiz merytorycznych w zakresie prowadzonych działań,

12)  prowadzenie spraw działu zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt,

13)  realizacja zadań związanych z archiwizacją dokumentów w zakresie prowadzonych działań,

14)  współpraca z komórkami organizacyjnymi Jednostki, Urzędu i jednostkami organizacyjnymi m.st. Warszawy oraz podmiotami trzecimi w przedmiotowym zakresie,

15)  opracowywanie materiałów do odpowiedzi w sprawie skarg, wniosków

       i interwencji dotyczących prowadzonych działań,

16)  sporządzania na zlecenie Dyrektora opinii na tematy związane z właściwością komórki organizacyjnej oraz Jednostki,

17)  wykonywanie innych pisemnych zleceń Kadry Kierowniczej LM-W”.

10.  w § 11 dodaje się ust. 8 w brzmieniu:

„8. Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Kancelaryjno – Biurowych należy w szczególności:

1)        prowadzenie wewnętrznego rejestru wniosków o udzielenie informacji publicznej załatwianych przez Jednostkę oraz rejestru skarg,

2)        zarządzanie korespondencją oraz czuwanie nad prawidłowym i terminowym obiegiem dokumentów w Jednostce zgodnie z instrukcją kancelaryjną,

3)        obsługa organizacyjno-techniczna narad i konferencji organizowanych w Jednostce,

4)        obsługa spotkań służbowych Dyrektora i Zastępcy Dyrektora Jednostki,

5)        obsługa centrali telefonicznej Jednostki,

6)        zapewnienie pracownikom kontaktów z kadrą kierowniczą Jednostki,

7)        prowadzenie terminarza kadry kierowniczej Jednostki,

8)        przedstawianie do dekretacji kadrze kierowniczej korespondencji przychodzącej oraz do podpisu korespondencji wychodzącej,

9)        przyjmowanie i potwierdzanie przyjęcia korespondencji przychodzącej,

10)    rejestrowanie pism przychodzących i wychodzących w stosownych rejestrach,

11)    przedkładanie do podpisu i prowadzenie rejestru poleceń służbowych Dyrektora oraz koordynacja ich obiegu,

12)    przyjmowanie i wysyłanie poczty oraz prowadzenie książek pocztowych,

13)    nadzór nad realizacją umów z zakresu obsługi biura przez podmioty zewnętrzne dostarczające korespondencję,

14)    obsługa interesantów,

15)    przekazywanie stosownych informacji i materiałów dotyczących właściwości komórki organizacyjnej w celu aktualizacji Biuletynu Informacji Publicznej Lasów Miejskich-Warszawa.

16)    udział w opracowywaniu specyfikacji/dokumentacji istotnych warunków zamówień wynikających z zakresu działania oraz udział w pracach Komisji Przetargowej, a także koordynowanie prac z zakresu przygotowywania umów z wykonawcami wyłonionymi w procedurze przetargowej w sprawach dotyczących komórki organizacyjnej,

17)    przygotowywanie sprawozdań do GUS w zakresie kompetencji komórki,

18)    przygotowywanie analiz merytorycznych w zakresie prowadzonych działań,

19)    prowadzenie spraw działu zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt,

20)    realizacja zadań związanych z archiwizacją dokumentów w zakresie prowadzonych działań,

21)    współpraca z komórkami organizacyjnymi Jednostki, Urzędu i jednostkami organizacyjnymi m.st. Warszawy oraz podmiotami trzecimi w przedmiotowym zakresie,

22)    opracowywanie materiałów do odpowiedzi w sprawie skarg, wniosków

       i interwencji dotyczących prowadzonych działań,

23)    sporządzania na zlecenie Dyrektora opinii na tematy związane z właściwością komórki organizacyjnej oraz Jednostki,

24)    wykonywanie innych pisemnych zleceń Kadry Kierowniczej LM-W”.

11.  w § 11 dodaje się ust. 9 w brzmieniu:

„9. Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Obsługi Administracyjno - Gospodarczej należy w szczególności:

1)   prowadzenie spraw związanych z eksploatacją, konserwacją i zabezpieczeniem środków transportowych przekazanych Jednostce,

2)    prowadzenie spraw związanych z administrowaniem i utrzymaniem budynków Lasów Miejskich – Warszawa oraz terenów przyległych do nich,

3)   przechowywanie kart gwarancyjnych wyposażenia i środków trwałych,

4)   zaopatrzenie w artykuły biurowe, spożywcze, sanitarne i gospodarcze oraz ich wydawanie,

5)   prowadzenie spraw w zakresie przynależności do Warszawskiej Grupy Zakupowej,

6)   przekazywanie stosownych informacji i materiałów dotyczących właściwości komórki organizacyjnej w celu aktualizacji Biuletynu Informacji Publicznej Lasów Miejskich-Warszawa,

7)   udział w opracowywaniu specyfikacji/dokumentacji istotnych warunków zamówień wynikających z zakresu działania oraz udział w pracach Komisji Przetargowej, a także koordynowanie prac z zakresu przygotowywania umów z wykonawcami wyłonionymi w procedurze przetargowej w sprawach dotyczących komórki organizacyjnej,

8)   przygotowywanie sprawozdań do GUS w zakresie kompetencji komórki,

9)   przygotowywanie analiz merytorycznych w zakresie prowadzonych działań,

10)        prowadzenie spraw działu zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt,

       realizacja zadań związanych z archiwizacją dokumentów w zakresie prowadzonych działań,

11)    współpraca z komórkami organizacyjnymi Jednostki, Urzędu i jednostkami organizacyjnymi m.st. Warszawy oraz podmiotami trzecimi w przedmiotowym zakresie,

12)    opracowywanie materiałów do odpowiedzi w sprawie skarg, wniosków

       i interwencji dotyczących prowadzonych działań,

13)    sporządzania na zlecenie Dyrektora opinii na tematy związane z właściwością komórki organizacyjnej oraz Jednostki,

14)    wykonywanie innych pisemnych zleceń Kadry Kierowniczej LM-W.”

12. w § 12 ust. 7 dodaje się pkt „21”  w brzmieniu:

       „21) koordynowanie całości prac w Jednostce w zakresie regulacji prawnych dotyczących odpowiedzialności deliktowej za szkody powstałe na skutek zdarzeń z udziałem zwierząt łownych żyjących w lasach w stanie wolnym,”

  1. Schemat organizacyjny Lasów Miejskich – Warszawa, o którym mowa w § 9 ust.2 Regulaminu Organizacyjnego jednostki budżetowej m. st. Warszawy pn. „Lasy Miejskie-Warszawa” otrzymuje brzmienie załącznika Nr 1 do niniejszego polecenia służbowego.

 

§ 2

Polecenie służbowe wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązywania od 01 października 2017 r.

Pobierz Regulamin i schemat organizacyjny